Lecciones informáticas II: La sobregestión

Hace tiempo que se viene contando este chiste, y nos viene al pelo:

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Cuentan las crónicas, que en el año 96, se celebró una competición de remo entre dos equipos: uno compuesto por trabajadores de una conocida gran empresa española y otros por sus colegas de una empresa japonesa del mismo sector. Apenas se da la salida, los japoneses salen zumbando, banzai, banzai, dale que te pego al remo, y cruzan la meta una hora antes que el equipo español.

De vuelta a casa, la Dirección se reúne en comité para analizar las causas de tan bochornosa actuación, llegando a la siguiente conclusión que difunde el secretario -una vez levantada acta- a todo el personal de la empresa a través del correo electrónico: “Se ha podido establecer que la victoria de los japoneses se debe a una simple argucia táctica: mientras que en su dotación había un jefe de equipo y diez remeros, en la nuestra había un remero y diez jefes de servicio. Para el próximo año se tomarán las medidas oportunas que reviertan este resultado”.

En el año 97 se repite la carrera y nuevamente el equipo japonés comienza a distanciarse desde la primera remada. Los españoles, pese a sus camisetas Lotto, zapatillas Nike y remos de carbono hidratado (que han costado a la empresa un ojo de la cara), llegan esta vez con dos horas y media de retraso.

La Dirección convoca nueva reunión después de un sonado rapapolvo de Gerencia. Para estudiar lo acaecido encargan a un departamento ‘ad hoc’ la investigación y al cabo de dos meses de pesquisas se establece que: “El equipo japonés, con táctica obviamente conservadora, mantuvo su estructura tradicional de un jefe de equipo y diez remeros. Por el contrario, el equipo español, con las medidas renovadoras adoptadas después del fracaso del año pasado, optó por una estructura abierta, más dinámica y se compuso de un jefe de servicio, dos asesores de gerencia, cinco jefes de sección, tres representantes sindicales (que exigieron hallarse a bordo) y un remero. Por lo que el Comité de Dirección, tras minucioso análisis llega a la siguiente conclusión: EL REMERO ES UN INCOMPETENTE”, su informe de dedicación no está completo y el número de brazadas imputado no corresponde con el informe trimestral de planificación.

A la luz de tan crucial informe, la empresa crea un departamento especialmente dedicado a preparar la siguiente regata. En el año 98, como el lector puede suponer, el equipo japonés se escapa nada más producirse la salida. La trainera hispana, cuya composición había sido encargada ese año al departamento de Nuevas Tecnologías, llega con cuatro horas de retraso. A fin de evaluar los resultados, vuelve a reunirse el Comité de Dirección con los representantes de la alta gerencia en la cuarta planta, o planta noble, del edificio de Dirección. Se llegó a la siguiente conclusión, según consta en acta: “Este año, el equipo nipón, optó una vez más por una tripulación tradicional formada por un jefe de equipo y diez remeros.

El español, tras una auditoría externa y el asesoramiento de los departamentos de Organización y de Informática y el informe de un grupo de consultores de Arthur Andersen, optó por una formación mucho mas vanguardista y operativa y se compuso de: un jefe de servicio, tres jefes de sección con plus de productividad, dos auditores de Arthur Andersen y cuatro vigilantes jurados de Prosegur con instrucciones concretas de no quitar ojo al único remero, al cual la empresa había amonestado y castigado quitándole todos los pluses e incentivos por el fracaso del año anterior, además tendrá una reunión de briefing cada 100 brazadas y se le exigirá rellenar por triplicado un informe final por cada entrenamiento.”

Tras varias jornadas maratonianas de reuniones al más alto nivel de Dirección con los diversos responsables de departamento y con el apoyo de un estudio de consultoría externo, se ha acordado que para la regata del próximo año el remero será expulsado de la plantilla de la empresa y sustituido por una contrata externa, ya que a partir de la vigesimoquinta milla marina se ha observado cierta dejadez en el remero de plantilla, una dejadez preocupante que se manifiesta en comentarios dichos entre dientes, entre remada y remada, del tipo: “Anda y que os den” o “El año que viene va a venir a remar vuestra puta madre” y una actitud que incluso roza el pasotismo en la línea de meta.

Al margen de lo gracioso que pueda ser el chiste, explica muy bien un concepto que está muy arraigado en nuestras empresas: la sobregestión. Alguien, en vista de la descripción de lo que sucede en el chiste quizá todavía se está preguntando, ¿porqué los Japoneses nos ganaron? Bueno, si se hacen la pregunta es que son del estilo sobregestionador.

Este tipo de persona, que es sobregestionadora en el trabajo, simplemente no se fía de que sus subordinados tengan la dedicación que dicen tener, porque, y esto es lo fundamental, ellos no están gestionando personas en pos de conseguir un objetivo, sino que están procurando que las personas a su cargo hagan cuantas más horas mejor y que sepan en todo momento, que esas horas son propiedad exclusiva de la empresa. Para este tipo de persona los objetivos de la empresa o la calidad del resultado obtenido son secundarios y serán siempre proporcionales al tiempo que los empleados se queden con el culo pegado a la silla. La calidad o la brillantez de los resultados tendrán que ser sacados a base de broncas o “avisos” a los empleados después de asegurarse que tras las horas dedicadas lo obtenido no es suficiente. Son los jefes de “execel”, los peores gestores que puede tener ningún negocio y, desde luego, incapaces de sacar nada bueno de ninguno de sus trabajadores.

Porque, no nos engañemos, las personas trabajan en base a sus motivaciones y si la motivación es evitar una bronca o figurar más horas que otro en los informes de actividad, poco o nada puede aportar a un proyecto más allá de su presencia y su docilidad. ¿Queremos trabajadores así? ¿no sería mejor motivar en base a los resultados obtenidos y premiar en forma de tiempo y realización personal? ¿es tan importante saber a qué dedica un empleado cada milisegundo que está ocupando espacio en la silla? Como decía yoriento, “estar motivado no es tener ganas, es tener motivos”… Desmotivar a alguien con una sobregestión es algo inevitable y encadena a jefe y empleado a un círculo vicioso de más gestión-> menos eficiencia->más gestión-> menos eficiencia…. Romper ese círculo es bastante sencillo, pero nunca debe ser el empleado el que de el primer paso. Todo lo más que puede conseguir nuestro jefe sobregestionador es que el remero se vaya a otra empresa (si es bueno) o se limite a mover los brazos sin ilusión para cubrir el parte de horas.

En mi actividad actual nos han sometido a un sistema que exige registrar en un documento a qué dedicamos cada hora del día y comparar la actividad realizada efectivamente con esa previsión ¡¡cada mañana!! eso junto con una planificación semanal que asigna cada hora disponible a una supuesta actividad aprobada y la necesidad de redactar un documento semanal de seguimiento justificando cada minuto del día… ¿El resultado? la productividad ha caído en picado y la iniciativa de cada empleado se ha reducido a cero, ya que cada cosa que se propone y que requiere la colaboración de alguien termina muriendo con un “no tengo horas asignadas para hacer eso”. Si combinamos eso con la inexperiencia y la falta de exactitud inherente a las estimaciones semanales nos encontramos con una receta perfecta para el fracaso.

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