Lecciones informáticas: La resistencia al cambio

Hoy en día están apareciendo un montón de noticias sobre la posibilidad de reemplazar obreros por robots y los cambios económicos que esa situación desencadenaría. En efecto el temor a ser reemplazado por máquinas no es algo nuevo y viene provocado, en mayor o menor medida por una resistencia al cambio que es, en el caso de la tecnología, un freno importante a la adopción de nuevas maneras de trabajo.

301111_1462_1No pienso soltar aquí una lección sobre la resistencia al cambio, pero si que quiero dejar algunas notas sobre las resistencias más obvias que he encontrado en mi carrera y algunas recetas comunes para lidiar con ella. Como siempre, lo veremos con ejemplos reales.

Cada vez que se diseña un nuevo sistema empresarial hay que tener en cuenta no solo al cliente (que es quien paga), sino al usuario final y a aquel que va a trabajar con el sistema de alguna manera (que no tienen porqué coincidir). Las actitudes y motivaciones de cada uno de estos actores suele ser diferente e, incluso, en muchos de los casos divergente. Cuando me han encargado un sistema siempre he intentado tener en cuenta a todos los usuarios, pero hay veces que los conflictos han de solucionarse en la organización y no tiene nada que ver con el sistema. Los problemas más habituales suelen ser:

  • Falta de involucración de la dirección. A pesar de ser quien financie el sistema nuevo, hay veces que los mismos directivos encargan los sistemas para “modernizarse” sin haber pensado en serio que el sistema cambiaría la forma de trabajar de sus empleados. Si se construye el sistema siguiendo las directrices de la dirección lo más probable es que los usuarios terminen renegando del sistema y eviten por todos los medios que este pase a producción.
  • Falta de motivación entre los usuarios. Si algo funciona no lo cambies… dice la máxima de los ingenieros, y eso es así siempre que los cambios no aporten valor de verdad. Los usuarios suelen estar acostumbrados a hacer las cosas de una manera y si no somos capaces de explicarles las ventajas que traerá a su trabajo el nuevo sistema (o si estas no existen), los usuarios estarán más motivados a ignorar el nuevo sistema que a usarlo de verdad. Si el sistema no se prueba y consensúa con los usuarios es muy dificil que su uso sea voluntario.
  • Falta de comunicación entre los distintos actores. Por mucho que seamos unos desarrolladores impresionantes y seamos capaces de realizar proezas técnicas, si no hacen lo que deben o en la manera en la que puede ayudar a los usuarios a realizar su trabajo estaremos construyendo en el vacío. Solo se puede construir algo útil si nos comunicamos con todos los afectados y ellos entre sí. Consecuencia de esta falta de comunicación puede ser la falta de entendimiento sobre los objetivos del proyecto. Lo que a unos les puede parecer un sistema fundamental para el funcionamiento futuro de la empresa para otros puede verse como un gasto inutil de dinero que no va a ser utilizado.
  • Exceso de “mano izquierda”. Si alguien os dice alguna vez que es capaz de contentar a todo el mundo, simplemente te está mintiendo. Con los acuerdos (si son buenos) todo el mundo queda insatisfecho en algún aspecto, pero ha conseguido que los aspectos importantes sean tenidos en cuenta. Si algún gestor intenta tener a todo el mundo contento a base de mano izquierda, sin ceder ni exigir lo suficiente, la negociación y la implantación del sistema estarán abocados al fracaso.

¿Cómo se debería realizar una implantación exitosa de un sistema en una organización?

En primer lugar habría que recopilar todas las opiniones de todos los afectados para ver si la idea es compartida, si es una simple imposición o si nos encontramos con oposiciones frontales. En caso de que la idea no sea compartida hay que conseguir, ya desde el momento de los requisitos, involucrar a cuantos más usuarios mejor para intentar averiguar en que puntos el nuevo sistema les va a hacer la vida más sencilla… Si no conseguimos esto, bueno, estaremos ante un sistema impuesto y, probablemente, mal orientado desde la dirección… Si, podemos hacerlo, pero ya sabemos que no será adoptado sin más.

Antes de terminar el sistema se necesita que los usuarios finales (o los principales) vean resultados y hagan comentarios de mejoras que poder introducir. La mayor parte de las veces serán mejoras interesantes y, si la resistencia es fuerte, al menos mostraremos que se les tiene en cuenta. Llegados a este punto puede pasar que la cooperación no exista. Pueden pensar que no es su trabajo andar con pruebas de sistemas sin terminar o que no quieran en absoluto oir hablar del sistema. Este es un caso de manual en el que se requiere que la dirección se involucre y vuelva a explicar qué se espera del sistema y porqué se les está teniendo en cuenta en su construcción. Fallar en esta comunicación nos da muchos puntos para que lo que se termine produciendo sea tirado a la basura.

Finalmente, cuando el producto está terminado, antes de pasar a producción definitivamente habría que mantener un “paralelo” entre las formas de trabajar antiguas y nuevas de manera que se hagan patentes las ventajas. Si no hay ventajas es que algo hemos hecho mal.

Si el sistema se impone por parte de la dirección veremos que los problemas que nos surgen serán algunos de estos:

  • Quejas constantes, intentando demostrar que el sistema está mal construido y atacando de cualquier manera la posibilidad de su paso definitivo a producción.
  • Lentitud de aprendizaje. Aunque el sistema sea sencillo e intuitivo, si se da la impresión de que es difícil de utilizar se están poniendo piedras al despliegue definitivo y puede que se consiga retrasar el mismo exigiendo más formación.
  • Ignorar el sistema. Aún más doloroso que las quejas constantes es la actitud de los usuarios que cuando les salta un error deciden, por su cuenta y riesgo, volver a la forma antigua de trabajar diciendo “esto no funciona” y tirando por la borda cualquier posibilidad de arreglar el problema, informar del uso correcto o corregir el defecto.

Todavía recuerdo el día en el que entregamos un gran sistema web para muchos miles de usuarios y el empleado encargado de mantenerlo a partir de ese día (que era el responsable del sistema anterior) decidió negarse a responsabilizarse del nuevo sistema porque nadie le había preguntado. Como el proyecto era para una administración pública no había manera humana de convencer a este funcionario ni de hacerle entrar en razón, así que se tuvo que contratar a otra persona para que hiciese su trabajo, con el coste añadido que esto suponía.

También me escuece aún el recuerdo del paso a producción de un sistema que tardamos seis meses en recopilar los requisitos manteniendo reuniones semanales con todos los afectados y, tras pasar a producción el sistema, nos llamaron para decirnos… Muy bien, ya vemos que tipo de cosas hace el sistema, ahora os vamos a contar qué es lo que queremos que haga…… ¡¡¿¿??!!